Stała obsługa prawna to umowa, w której adwokat przez określony czas zajmuje się bieżącymi sprawami firmy w uzgodnionym zakresie, zwykle za wynagrodzeniem okresowym. Jednorazowe zlecenie dotyczy jednej sprawy, na przykład opinii o umowie albo konkretnego procesu, i kończy się po jej wykonaniu. Obie formy opierają się na umowie z klientem i pełnomocnictwie.
Czym jest stała obsługa prawna firmy?
Stała obsługa prawna to współpraca, w której adwokat zajmuje się sprawami przedsiębiorcy w sposób ciągły, w zakresie i na zasadach określonych w umowie. Zawód adwokata polega na świadczeniu pomocy prawnej, w szczególności na udzielaniu porad, sporządzaniu opinii, opracowywaniu projektów aktów prawnych oraz występowaniu przed sądami i urzędami (art. 4 ust. 1 Prawa o adwokaturze).
Adwokat nie może wykonywać zawodu, pozostając w stosunku pracy (art. 4b ust. 1 pkt 1 Prawa o adwokaturze). Dlatego stała obsługa nie jest zatrudnieniem adwokata na etacie, lecz umową cywilnoprawną, do której stosuje się przepisy o zleceniu lub o świadczeniu usług (art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego).
W praktyce stała obsługa obejmuje najczęściej bieżące konsultacje, opiniowanie umów z kontrahentami, korespondencję w sprawach spornych, zmiany w rejestrach i dokumentach korporacyjnych oraz reprezentację w sporach. Zakres zawsze wynika z umowy, a sprawy spoza niej rozlicza się osobno, jeżeli strony tak ustalą.
Czym jest jednorazowe zlecenie dla adwokata?
Jednorazowe zlecenie dotyczy jednej, określonej sprawy i kończy się po jej wykonaniu. Może to być porada, opinia prawna, przygotowanie projektu umowy, wezwanie do zapłaty albo prowadzenie konkretnego postępowania sądowego.
Ta forma sprawdza się wtedy, gdy potrzeba pomocy prawnej pojawia się rzadko albo dotyczy pojedynczego zdarzenia, np. sporu z jednym kontrahentem. Jej ograniczeniem jest to, że adwokat poznaje firmę i jej dokumenty dopiero przy danej sprawie, więc część czasu zajmuje zebranie informacji.
Sytuacje, w których przedsiębiorca w ogóle potrzebuje adwokata, opisuje artykuł o sprawach, w których przedsiębiorca potrzebuje adwokata.
Jak porównać obie formy współpracy?
Obie formy różnią się przede wszystkim czasem trwania, sposobem rozliczenia i zakresem znajomości spraw firmy. Zestawienie poniżej pokazuje główne różnice.
| Kryterium | Stała obsługa prawna | Jednorazowe zlecenie |
|---|---|---|
| Czas trwania | Umowa na czas określony lub nieokreślony | Do wykonania jednej sprawy |
| Zakres | Katalog spraw bieżących opisany w umowie | Jedna czynność lub jedno postępowanie |
| Wynagrodzenie | Zwykle okresowe (ryczałt lub stawka za czas pracy) | Za konkretną sprawę lub według czasu pracy |
| Znajomość dokumentów firmy | Narasta w toku współpracy | Ograniczona do danej sprawy |
| Zakończenie | Wypowiedzenie na zasadach z umowy i Kodeksu cywilnego | Wykonanie zlecenia albo wcześniejsze wypowiedzenie |
W obu przypadkach wysokość wynagrodzenia ustala umowa z klientem (art. 16 ust. 1 Prawa o adwokaturze). Adwokat ma obowiązek poinformować klienta o wysokości honorarium lub sposobie jego wyliczenia (§ 50 ust. 2 Kodeksu Etyki Adwokackiej).
Kiedy firma wybiera stałą obsługę, a kiedy jednorazowe zlecenie?
Wybór zależy głównie od tego, jak często w firmie pojawiają się sprawy prawne i jak bardzo są powtarzalne. Stała obsługa bywa rozważana przez przedsiębiorców, którzy:
- zawierają wiele umów z kontrahentami i chcą, aby każda była sprawdzana przed podpisaniem,
- regularnie dochodzą należności albo odpowiadają na reklamacje,
- prowadzą spółkę, w której często zmieniają się dane w KRS, uchwały lub skład organów,
- działają w branży z licznymi kontrolami i karami administracyjnymi, np. w transporcie drogowym.
Jednorazowe zlecenie wystarcza zwykle wtedy, gdy sprawy prawne pojawiają się sporadycznie, np. przy założeniu spółki, jednym sporze o zapłatę czy przygotowaniu jednej umowy. Firma może też zacząć od jednorazowego zlecenia, a później zawrzeć umowę o stałą współpracę. Zakres usług w obszarze prawa gospodarczego opisuje strona prawo gospodarcze.
Co powinna zawierać umowa o obsługę prawną?
Umowa powinna jasno opisywać zakres spraw, sposób wynagrodzenia i zasady jej zakończenia. Szczególnie ważne są:
- katalog spraw objętych obsługą i spraw, które rozlicza się osobno,
- sposób liczenia wynagrodzenia, w tym informacja, czy obejmuje ono wydatki, podatki i opłaty sądowe,
- sposób kontaktu i przekazywania dokumentów,
- zasady wypowiedzenia umowy.
Kodeks Etyki Adwokackiej nie pozwala zawrzeć umowy, w której honorarium zależy wyłącznie od wyniku sprawy, ale dopuszcza dodatkowe honorarium za pozytywny wynik (§ 50 ust. 3). Zlecenie może wypowiedzieć w każdym czasie każda ze stron, z obowiązkami rozliczenia przewidzianymi w art. 746 Kodeksu cywilnego, a uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można wyłączyć z góry.
Przygotowanie umów z kontrahentami omawia szerzej artykuł o wpływie prawa gospodarczego na umowy handlowe.
Jak działa pełnomocnictwo i tajemnica adwokacka?
Pełnomocnictwo procesowe obejmuje z mocy prawa wszystkie czynności związane ze sprawą, w tym zabezpieczenie i egzekucję (art. 91 Kodeksu postępowania cywilnego). Przy stałej obsłudze udziela się go zwykle do poszczególnych spraw albo w szerszym zakresie, zależnie od ustaleń.
Niezależnie od formy współpracy adwokat ma obowiązek zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej, a obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie (art. 6 ust. 1-2 Prawa o adwokaturze). Adwokat wykonujący zawód podlega też obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej (art. 8a ust. 1).
Kancelaria Adwokacka Adwokat Andrzej Milewski udziela porad zarówno w ramach jednorazowych konsultacji, jak i stałej obsługi prawnej firm. Spotkanie można umówić w siedzibie w Białymstoku albo w filii, w której przyjmuje adwokat w Grajewie; dane kontaktowe są dostępne na stronie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma może zatrudnić adwokata na umowę o pracę?
Nie, adwokat wykonujący zawód nie może pozostawać w stosunku pracy (art. 4b ust. 1 pkt 1 Prawa o adwokaturze). Dlatego współpraca z adwokatem opiera się na umowie cywilnoprawnej, jednorazowej albo stałej. Zakaz nie dotyczy pracowników badawczych i badawczo-dydaktycznych.
Jak ustala się wynagrodzenie za stałą obsługę prawną?
Wynagrodzenie za stałą obsługę ustala umowa z klientem (art. 16 ust. 1 Prawa o adwokaturze), najczęściej jako kwotę okresową albo stawkę za czas pracy. Adwokat musi poinformować o wysokości honorarium lub sposobie jego wyliczenia (§ 50 ust. 2 Kodeksu Etyki Adwokackiej). Umowa powinna też wskazywać, czy wynagrodzenie obejmuje wydatki, podatki i opłaty.
Czy można uzależnić honorarium adwokata od wygranej?
Nie można uzależnić honorarium wyłącznie od ostatecznego wyniku sprawy (§ 50 ust. 3 Kodeksu Etyki Adwokackiej). Dopuszczalne jest natomiast zastrzeżenie dodatkowego honorarium za pozytywny wynik, obok wynagrodzenia podstawowego. Zasada dotyczy zarówno stałej obsługi, jak i jednorazowych zleceń.
Czy umowę o stałą obsługę prawną można wypowiedzieć?
Tak, zlecenie może wypowiedzieć w każdym czasie zarówno klient, jak i adwokat (art. 746 § 1-2 Kodeksu cywilnego). Przy wypowiedzeniu rozlicza się poniesione wydatki i część wynagrodzenia za wykonane czynności, a wypowiedzenie bez ważnego powodu może rodzić obowiązek naprawienia szkody. Uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można wyłączyć z góry (art. 746 § 3).
Czy pracownik firmy może reprezentować ją w sądzie zamiast adwokata?
Tak, pełnomocnikiem przedsiębiorcy może być także jego pracownik (art. 87 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Przed Sądem Najwyższym obowiązuje jednak zastępstwo przez adwokata lub radcę prawnego (art. 871 § 1 KPC). W sprawach gospodarczych strona bez adwokata lub radcy prawnego musi samodzielnie pilnować rygorów, np. obowiązku powołania wszystkich dowodów w pozwie.
Czy tajemnica adwokacka obejmuje dokumenty firmy przekazane w ramach obsługi?
Tak, adwokat ma obowiązek zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej (art. 6 ust. 1 Prawa o adwokaturze). Obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie, więc trwa także po zakończeniu współpracy. Wyjątki dotyczą wyłącznie informacji przekazywanych na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i o schematach podatkowych, w zakresie tych przepisów.
Od czego zacząć współpracę z kancelarią w sprawach firmy?
Współpracę zaczyna się zwykle od rozmowy o potrzebach firmy i przekazania podstawowych dokumentów, takich jak umowy z kontrahentami czy dokumenty rejestrowe. Na tej podstawie ustala się, czy wystarczy jednorazowe zlecenie, czy potrzebna jest stała obsługa, oraz zakres i sposób rozliczenia. Ustalenia zapisuje się w umowie i, jeśli to potrzebne, w pełnomocnictwie.