Czy legalizacja pracy cudzoziemców wymaga nowych formalności przy zmianie stanowiska lub etatu?

Zmiana stanowiska lub etatu cudzoziemca może wymagać zmiany zezwolenia, nowego dokumentu albo powiadomienia urzędu, jeżeli warunki zatrudnienia wskazano w podstawie prawa do pracy. Należy porównać umowę i aneks z zezwoleniem na pracę, oświadczeniem lub decyzją o pobycie czasowym i pracy, w szczególności zakres obowiązków, wymiar etatu oraz wynagrodzenie. Praca na warunkach niezgodnych z dokumentami może zostać uznana za nielegalne powierzenie pracy.

Legalizacja pracy cudzoziemców a zmiana stanowiska lub etatu: kiedy potrzebne są formalności?

Zmiana stanowiska albo wymiaru czasu pracy może wymagać nowych formalności, jeśli zatrudnienie cudzoziemca opiera się na dokumencie określającym te warunki. Od 1 czerwca 2025 r. wyjątki, w których nowy dokument nie jest potrzebny, wymienia ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a dla zezwolenia na pobyt czasowy i pracę ustawa o cudzoziemcach.

Przy ocenie, czy legalizacja pracy cudzoziemców wymaga dalszych działań, trzeba najpierw ustalić podstawę prawa do pracy konkretnej osoby. Znaczenie ma również to, czy zmienia się tylko zapis w umowie, czy rzeczywisty zakres obowiązków lub czas pracy.

Czy zmiana nazwy stanowiska wymaga nowego zezwolenia?

Nie, sama zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków nie wymaga nowego zezwolenia ani nowego oświadczenia (art. 18 ust. 1 pkt 3 i art. 69 pkt 4 ustawy). Przy zezwoleniu na pracę pracodawca powiadamia jednak wojewodę o takiej zmianie w ciągu 7 dni przez system teleinformatyczny, a przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę zawiadamia wojewodę w ciągu 15 dni roboczych.

Nazwa stanowiska to określenie funkcji pracownika, a zakres obowiązków opisuje czynności, które faktycznie wykonuje. Ta różnica ma znaczenie praktyczne: wpisanie nowej nazwy w aneksie nie przesądza jeszcze, że warunki zatrudnienia pozostały bez zmian.

Przeniesienie pracownika do pracy o innym charakterze to już inna sytuacja. Przy zezwoleniu na pracę wydanym dla polskiego pracodawcy można powierzyć cudzoziemcowi pracę na innym stanowisku najwyżej na 30 dni łącznie w roku kalendarzowym, po uprzednim powiadomieniu wojewody (art. 33 ust. 1). Dłuższa zmiana wymaga zmiany zezwolenia lub nowego zezwolenia.

Kiedy legalizacja pracy cudzoziemców wymaga działania przy zmianie etatu?

Zmniejszenie etatu co do zasady wymaga zmiany dokumentu albo nowej podstawy zatrudnienia, bo nie należy do zmian dopuszczalnych bez nowego zezwolenia. Wyjątek przy zezwoleniu na pracę dotyczy zmian wprowadzanych w szczególnych trybach z art. 91 lub art. 23¹a Kodeksu pracy albo z przepisów o ochronie miejsc pracy (art. 33 ust. 2 pkt 1). Zwiększenie etatu jest natomiast dozwolone bez nowego dokumentu, pod warunkiem proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia (art. 33 ust. 2 pkt 2, art. 68 ust. 1 pkt 4 i art. 69 pkt 3 ustawy oraz art. 119 ust. 1 pkt 3 ustawy o cudzoziemcach).

Bez nowego dokumentu można też zastąpić umowę cywilnoprawną umową o pracę. Przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę wynika to z art. 119 ustawy o cudzoziemcach, a przy zezwoleniu na pracę i oświadczeniu od 8 lipca 2026 r. z nowelizacji z 11 marca 2026 r. Aneks do umowy nie zmienia jednak automatycznie decyzji administracyjnej, dlatego zgodność nowych warunków z decyzją trzeba ocenić przed rozpoczęciem pracy na zmienionym etacie.

Co sprawdzić przed podpisaniem aneksu z pracownikiem z zagranicy?

Przed podpisaniem aneksu trzeba sprawdzić dokument pobytowy, podstawę prawa do pracy i warunki zapisane w dokumentach dotyczących zatrudnienia. Dopiero ich zestawienie z planowaną zmianą pozwala ustalić, czy potrzebny jest wniosek, powiadomienie albo jedynie aktualizacja dokumentacji pracowniczej.

Zezwolenie na pracę dotyczy warunków wskazanych we wniosku pracodawcy, natomiast zezwolenie na pobyt czasowy i pracę jest decyzją wydawaną cudzoziemcowi; o jej zmianę cudzoziemiec wnosi do wojewody na papierowym formularzu, a opłata skarbowa wynosi 220 zł. Inne zasady mają zastosowanie do pracy na podstawie oświadczenia lub do osoby, która ma swobodny dostęp do rynku pracy.

W praktyce warto wykonać następujące czynności:

• Porównać treść dokumentu uprawniającego do pracy z obecną umową. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na pracodawcę, stanowisko, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie.
• Przygotować opis zmiany: od kiedy obowiązuje i czy zmieniają się faktyczne obowiązki.
• Ustalić procedurę przed wdrożeniem zmiany i to, kto ją prowadzi: pracodawca, cudzoziemiec czy obie strony.

Jakie mogą być skutki pracy na warunkach innych niż wskazane w dokumentach?

Praca na warunkach niezgodnych z podstawą zatrudnienia, jeśli przepisy nie dopuszczają takiej zmiany, jest nielegalnym powierzeniem pracy cudzoziemcowi (art. 2 pkt 2 lit. d i e ustawy). Pracodawcy grozi grzywna od 3000 zł do 50 000 zł, a za brak wymaganego powiadomienia o zmianie grzywna nie niższa niż 500 zł; sytuacja pracownika wymaga odrębnej oceny także pod kątem prawa pobytu.

Jeżeli zmiana została już wprowadzona, warto jak najszybciej ustalić, od kiedy obowiązuje i na jakiej podstawie cudzoziemiec wykonywał pracę. Pozwala to ocenić możliwe działania bez zakładania, że późniejsze uzyskanie dokumentu automatycznie rozwiąże problem wcześniejszej niezgodności.

Każdą zmianę stanowiska lub etatu najlepiej przeanalizować przed jej wprowadzeniem. Konsultację w Kancelarii Adwokackiej Adwokat Andrzej Milewski można umówić przez stronę kontakt.

Przeczytaj także: Jakie konsekwencje grożą pracodawcom za brak legalizacji pracy cudzoziemców?

Najczęściej zadawane pytania