Jakie dokumenty przygotować na pierwsze spotkanie, które wyznacza kancelaria adwokacka?

Na pierwsze spotkanie z kancelarią adwokacką należy przygotować wszystkie dostępne pisma i dowody związane ze sprawą, w szczególności dokumenty z sądu, urzędu lub od drugiej strony. Istotne są umowy, aneksy, korespondencja, decyzje, wezwania, potwierdzenia płatności, sygnatura sprawy oraz dowód daty doręczenia ostatnich pism. Brak części dokumentów nie wyklucza konsultacji, lecz należy wskazać braki, terminy i okoliczności sprawy.

Jak przygotować dokumenty, gdy czeka Cię spotkanie z kancelarią adwokacką?

Na pierwsze spotkanie zabierz pisma związane ze sprawą, zwłaszcza te, z których wynika termin na odpowiedź lub złożenie odwołania. W Kancelarii Adwokackiej Adwokat Andrzej Milewski (siedziba w Białymstoku, filia w Grajewie) pomagamy uporządkować materiały i ustalić, czego jeszcze brakuje.

Nawet jeśli nie masz pełnej dokumentacji, kancelaria adwokacka może rozpocząć analizę na podstawie dostępnych pism i Twojego opisu sytuacji.

Jakie pisma i informacje zabrać na pierwszą konsultację?

Podstawą są dokumenty pokazujące, co się wydarzyło, czego żądasz lub przed jakim roszczeniem się bronisz. Zabierz również korespondencję z sądu, urzędu albo drugiej strony sporu, nawet jeśli wydaje Ci się niezrozumiała lub nieistotna.

W pierwszej kolejności odłóż na bok pisma, które zostały Ci niedawno doręczone. Dołącz koperty, potwierdzenia odbioru lub wiadomości z systemu elektronicznego, jeżeli mogą pomóc ustalić datę doręczenia. Od tej daty może zależeć termin podjęcia dalszych działań.

Przygotuj umowy, aneksy, wezwania do zapłaty, decyzje, orzeczenia i dowody wpłat, jeśli dotyczą sprawy. Korespondencję e-mail oraz wiadomości z komunikatorów najlepiej zachować w pełnej postaci, wraz z informacją o nadawcy i dacie, zamiast wybierać tylko pojedyncze fragmenty.

Pomocna będzie krótka chronologia: kiedy doszło do najważniejszych zdarzeń, kto brał w nich udział i jakie kroki zostały już podjęte. Jeśli sprawa trafiła do sądu lub urzędu, zapisz jej sygnaturę, czyli oznaczenie pozwalające zidentyfikować konkretne postępowanie.

Czy kancelaria adwokacka potrzebuje oryginałów dokumentów?

Na konsultację warto zabrać oryginały ważnych dokumentów, jeśli je posiadasz, oraz czytelne kopie lub skany do roboczej analizy. Nie zakładaj jednak, że musisz pozostawić oryginały w kancelarii; sposób przekazania materiałów można ustalić podczas spotkania.

Oryginał może mieć znaczenie, gdy sporne są podpis, treść dokumentu lub jego autentyczność. Zdjęcie wykonane telefonem bywa wystarczające do wstępnego zapoznania się ze sprawą, lecz nie powinno ucinać stron, załączników ani informacji o dacie.

Wszystko, o czym adwokat dowie się w związku z udzielaniem pomocy prawnej, objęte jest tajemnicą zawodową (art. 6 ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze). Kodeks Etyki Adwokackiej obejmuje tą tajemnicą także dokumenty uzyskane od klienta, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują (§ 19 ust. 3).

Jeżeli dokumenty zawierają dane wrażliwe lub informacje o firmie, zapytaj przed spotkaniem o bezpieczny sposób ich przesłania. Nie wysyłaj haseł dostępu do kont, poczty czy systemów urzędowych. Gdy adwokat będzie potrzebował wglądu w określone informacje, wskaże odpowiedni sposób ich udostępnienia.

Co przygotować w zależności od rodzaju sprawy?

Zakres dokumentów zależy od problemu prawnego: w sprawie spadkowej potrzebne będą inne materiały niż w sporze o zapłatę. Poniższe przykłady pomogą Ci wybrać pisma, ale nie stanowią zamkniętej listy wymaganych dokumentów.

• W sprawie cywilnej lub gospodarczej zabierz umowę, korespondencję, faktury, potwierdzenia płatności i wezwania do zapłaty. Jeśli spór dotyczy szkody, dołącz materiały pokazujące jej powstanie i zakres.
• W sprawie karnej przygotuj wezwania, postanowienia, akt oskarżenia lub wyrok, jeśli zostały Ci doręczone. Powiedz adwokatowi, na jakim etapie jest postępowanie i czy masz wyznaczony termin czynności lub rozprawy.
• W sprawie spadkowej przydatne są dokumenty dotyczące śmierci spadkodawcy, pokrewieństwa, testamentu, majątku i znanych długów. Warto również wskazać, czy inni spadkobiercy składali już oświadczenia dotyczące spadku. Więcej o tym, jakie dokumenty są potrzebne do uregulowania spraw spadkowych, piszemy w osobnym wpisie.
• W sporze z bankiem zabierz umowę z załącznikami, aneksy, historię spłat oraz korespondencję dotyczącą reklamacji. Nie musisz samodzielnie oceniać zapisów umowy przed konsultacją.
• W sprawie transportowej przygotuj zlecenie przewozowe, list przewozowy, potwierdzenie dostawy, fakturę i korespondencję o zastrzeżeniach lub opóźnieniach. Istotne mogą być także dokumenty dotyczące szkody w przesyłce.
• Przy legalizacji pobytu lub pracy zabierz dokumenty pobytowe, wnioski, pisma z urzędu oraz dokumenty związane z zatrudnieniem. Jeśli otrzymałeś decyzję odmowną, pokaż ją wraz z pouczeniem i dowodem doręczenia.

W sprawach dotyczących zadłużenia przydatne będą zestawienie wierzycieli, umowy, pisma od komornika i informacje o dochodach oraz majątku. Nie pomijaj zobowiązań, których wysokości nie jesteś pewien; podczas rozmowy można ustalić, jak je zweryfikować.

Jak przygotować się do rozmowy, gdy brakuje dokumentów?

Brak części pism nie musi oznaczać, że trzeba odłożyć konsultację. Zapisz, jakich dokumentów nie masz, kto może je posiadać i czy otrzymałeś je wcześniej w wersji papierowej lub elektronicznej.

Przygotuj pytania dotyczące możliwych działań, ryzyka, przewidywanych etapów sprawy i sposobu rozliczenia pomocy prawnej. Koszt zależy między innymi od zakresu zlecenia, stanu sprawy oraz pracy potrzebnej do analizy dokumentów; można go omówić po przedstawieniu sytuacji.

Przede wszystkim poinformuj o każdej zbliżającej się rozprawie oraz o niedawno odebranym piśmie. Terminy bywają krótkie: sprzeciw od nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu upominawczym wnosi się w ciągu dwóch tygodni od doręczenia, jeśli doręczenie nastąpiło w Polsce (art. 480² § 2 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Zamiast liczyć termin samodzielnie, pokaż adwokatowi pismo oraz informację o dacie odbioru.

Nie porządkuj dokumentów kosztem ukrywania tych, które wydają Ci się niekorzystne. Pełny obraz sytuacji pozwala dokładniej ocenić ryzyko i zaplanować dalsze kroki. Jeśli chcesz ustalić, co zabrać do swojej sprawy, Kancelaria Andrzej Milewski może wskazać potrzebne materiały przed spotkaniem.

Przeczytaj także: Jakie są najczęstsze sprawy, z którymi pomaga kancelaria adwokacka?

Najczęściej zadawane pytania