W procesie cywilnym koszty, w tym wynagrodzenie adwokata, ostatecznie ponosi co do zasady strona przegrywająca: zwraca je przeciwnikowi na jego żądanie (art. 98 KPC). Zwrot wynagrodzenia pełnomocnika jest jednak ograniczony stawkami z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości. Klient płaci adwokatowi według umowy, a od przeciwnika odzyskuje kwotę zasądzoną przez sąd.
Na czym polega zasada odpowiedzialności za wynik sprawy?
Strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, czyli koszty procesu (art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). To tzw. zasada odpowiedzialności za wynik sprawy.
Do kosztów strony reprezentowanej przez adwokata zalicza się jego wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki określone w odrębnych przepisach, wydatki jednego adwokata, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony (art. 98 § 3 KPC). Strona reprezentowana przez radcę prawnego otrzymuje zwrot według tych samych zasad (art. 99 KPC).
Strona, która prowadzi sprawę sama, też może odzyskać koszty: koszty sądowe, przejazdów do sądu oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa, ale nie więcej niż wynagrodzenie jednego adwokata (art. 98 § 2 KPC).
Od kwoty zasądzonej tytułem kosztów należą się odsetki ustawowe za opóźnienie, liczone od uprawomocnienia się orzeczenia do zapłaty; sąd orzeka o nich z urzędu (art. 98 § 11 KPC).
Ile wynosi zwrot kosztów adwokata?
Podstawą są stawki minimalne z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 215). W sprawach cywilnych zależą one od wartości przedmiotu sprawy (§ 2):
| Wartość przedmiotu sprawy | Stawka minimalna |
|---|---|
| do 500 zł | 90 zł |
| powyżej 500 zł do 1500 zł | 270 zł |
| powyżej 1500 zł do 5000 zł | 900 zł |
| powyżej 5000 zł do 10 000 zł | 1800 zł |
| powyżej 10 000 zł do 50 000 zł | 3600 zł |
| powyżej 50 000 zł do 200 000 zł | 5400 zł |
| powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł | 10 800 zł |
| powyżej 2 000 000 zł do 5 000 000 zł | 15 000 zł |
| powyżej 5 000 000 zł | 25 000 zł |
Stan na październik 2026 r. Inne zasady obowiązują w niektórych kategoriach spraw:
- w postępowaniu upominawczym, nakazowym i elektronicznym postępowaniu upominawczym stawki są niższe, np. 2400 zł przy wartości od 10 000 do 50 000 zł; po skutecznym sprzeciwie lub zarzutach opłatę ustala się na zasadach ogólnych (§ 3),
- za apelację przed sądem okręgowym przysługuje 50% stawki, a gdy w pierwszej instancji sprawy nie prowadził ten sam adwokat, 75% (§ 10 ust. 1),
- w sprawach o ochronę dóbr osobistych stawka wynosi 720 zł, o naruszenie posiadania 320 zł, a o stwierdzenie nabycia spadku 240 zł (§ 5, § 6, § 8).
Sąd może przyznać opłatę wyższą niż stawka minimalna, nie wyższą jednak niż jej sześciokrotność ani wartość przedmiotu sprawy, jeżeli uzasadnia to nakład pracy adwokata, wartość lub zawiłość sprawy (§ 15 ust. 3 rozporządzenia). Bierze przy tym pod uwagę także czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, również przed wniesieniem pozwu (art. 109 § 2 KPC).
Wynagrodzenie z umowy a koszty zasądzone od przeciwnika
Opłaty za czynności adwokackie ustala umowa z klientem (art. 16 ust. 1 Prawa o adwokaturze). Stawki z rozporządzenia nie są więc cennikiem usług, tylko podstawą zasądzania kosztów przez sąd.
W praktyce oznacza to dwie odrębne relacje. Klient płaci adwokatowi wynagrodzenie umówione, np. ryczałtowe lub godzinowe, na zasadach określonych w umowie. Po wygranej odzyskuje od przeciwnika koszty zastępstwa w wysokości zasądzonej przez sąd, która może być niższa niż wynagrodzenie z umowy.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto ustalić, jak liczone jest wynagrodzenie, co obejmuje i czy zawiera podatek VAT. Więcej o samych kosztach usług adwokata piszemy we wpisie o kosztach usług adwokata, a o zakresie pomocy na stronie kancelarii adwokackiej.
Kiedy sąd dzieli koszty inaczej?
Zasada odpowiedzialności za wynik ma wyjątki, które mogą zmienić to, kto ostatecznie zapłaci:
- Częściowa wygrana: koszty mogą być wzajemnie zniesione lub stosunkowo rozdzielone, chyba że przeciwnik uległ tylko co do nieznacznej części żądania (art. 100 KPC).
- Zasada słuszności: w wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od przegrywającego tylko część kosztów albo nie obciążać go nimi wcale (art. 102 KPC).
- Niesumienne prowadzenie sprawy: niezależnie od wyniku sąd może obciążyć stronę kosztami wywołanymi jej niewłaściwym postępowaniem, np. zatajeniem dowodów, a od 1 marca 2026 r. także nieuzasadnioną odmową mediacji (art. 103 KPC).
- Sprawy konsumenckie: przedsiębiorcę, który przed procesem zaniechał próby polubownego rozwiązania sporu z konsumentem, sąd może obciążyć kosztami niezależnie od wyniku, nawet w dwukrotnej wysokości (art. 45816 KPC).
Zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony z obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi (art. 108 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Osoba zwolniona od opłat, która przegra, nadal może więc zapłacić za adwokata drugiej strony.
Jak uzyskać zwrot kosztów: spis kosztów i wniosek
Sąd nie zasądzi zwrotu kosztów stronie reprezentowanej przez adwokata automatycznie. Roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeżeli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy poprzedzającej wydanie orzeczenia nie złoży spisu kosztów albo wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych. O kosztach strony działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego sąd orzeka z urzędu (art. 109 § 1 KPC).
Wniosek o zasądzenie kosztów zwykle zgłasza się już w pozwie lub odpowiedzi na pozew. O tym, na jakim etapie sprawy pojawia się wyrok i rozstrzygnięcie o kosztach, piszemy we wpisie jak przebiega sprawa cywilna krok po kroku.
Sprawy nieprocesowe i pełnomocnik z urzędu
W postępowaniu nieprocesowym, np. o stwierdzenie nabycia spadku, dział spadku czy zasiedzenie, zasada jest inna: każdy uczestnik ponosi koszty związane ze swoim udziałem w sprawie (art. 520 § 1 KPC). Jeżeli interesy uczestników są sprzeczne albo ich zainteresowanie wynikiem jest różne, sąd może stosunkowo rozdzielić koszty lub obciążyć nimi jednego uczestnika (art. 520 § 2-3 KPC).
Gdy stronę reprezentuje adwokat z urzędu, może on ściągnąć wynagrodzenie z kosztów zasądzonych od przeciwnika (art. 122 § 1 KPC). Koszty nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu ponosi Skarb Państwa (art. 29 ust. 1 Prawa o adwokaturze). Kiedy w ogóle warto ustanowić pełnomocnika, wyjaśnia wpis kiedy w sprawie cywilnej potrzebny jest pełnomocnik.
Ryzyko kosztowe warto ocenić przed wniesieniem pozwu, razem z oceną dowodów i szans na zaspokojenie roszczenia. Sprawy z zakresu prawa cywilnego, w tym kalkulację kosztów sporu, można omówić z Kancelarią Adwokacką Adwokat Andrzej Milewski.
Przeczytaj także: Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez klientów w sprawach prawa cywilnego?
Najczęściej zadawane pytania
Czy przegrywający zawsze płaci za adwokata wygrywającego?
Co do zasady tak, bo strona przegrywająca zwraca przeciwnikowi na jego żądanie niezbędne koszty procesu, w tym wynagrodzenie adwokata do wysokości stawek z rozporządzenia (art. 98 KPC). Sąd może jednak koszty stosunkowo rozdzielić przy częściowej wygranej (art. 100 KPC) albo odstąpić od obciążania przegrywającego w szczególnie uzasadnionych wypadkach (art. 102 KPC). W sprawach nieprocesowych, np. spadkowych, każdy uczestnik co do zasady ponosi koszty sam.
Ile wynoszą koszty zastępstwa procesowego przy sprawie o 30 000 zł?
Stawka minimalna przy wartości przedmiotu sprawy od 10 000 do 50 000 zł wynosi 3600 zł (§ 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie opłat za czynności adwokackie). W postępowaniu nakazowym lub upominawczym, jeżeli pozwany nie wniesie sprzeciwu ani zarzutów, stawka wynosi 2400 zł. Sąd może przyznać więcej, maksymalnie sześciokrotność stawki, jeżeli uzasadnia to nakład pracy lub zawiłość sprawy.
Czy sąd zwróci mi całe wynagrodzenie zapłacone adwokatowi?
Nie zawsze, bo zwrot od przeciwnika jest ograniczony do stawek z rozporządzenia (art. 98 § 3 KPC), a wynagrodzenie ustala umowa z klientem (art. 16 ust. 1 Prawa o adwokaturze). Jeżeli umówione wynagrodzenie jest wyższe niż koszty zasądzone, różnicę ponosi klient. Sąd może podwyższyć zasądzaną opłatę do sześciokrotności stawki minimalnej, gdy uzasadnia to nakład pracy adwokata.
Co się stanie, jeśli zapomnę wnieść o zwrot kosztów?
Strona reprezentowana przez adwokata traci roszczenie o zwrot kosztów, jeżeli przed zamknięciem rozprawy nie złoży spisu kosztów ani wniosku o koszty według norm przepisanych (art. 109 § 1 KPC). Wyjątek dotyczy strony działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego, bo o jej kosztach sąd orzeka z urzędu. Dlatego wniosek o koszty zgłasza się zwykle już w pozwie lub odpowiedzi na pozew.
Czy zwolnienie od kosztów sądowych chroni przed zapłatą kosztów przeciwnika?
Nie, zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony od obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi (art. 108 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Obejmuje ono opłaty i wydatki należne sądowi, a nie wynagrodzenie adwokata drugiej strony. Osoba w trudnej sytuacji może natomiast powoływać się przed sądem na zasadę słuszności z art. 102 KPC.
Kto płaci za adwokata w sprawie o dział spadku?
W sprawie o dział spadku, jak w innych sprawach nieprocesowych, każdy uczestnik co do zasady ponosi koszty związane ze swoim udziałem, w tym koszty własnego pełnomocnika (art. 520 § 1 KPC). Przy sprzecznych interesach sąd może jednak stosunkowo rozdzielić koszty albo obciążyć nimi jednego uczestnika. Stawka minimalna za prowadzenie sprawy o dział spadku liczona jest od wartości udziału reprezentowanego uczestnika, a przy zgodnym wniosku wynosi 50% tej stawki (§ 6 pkt 3 rozporządzenia).
Kto płaci adwokatowi z urzędu, gdy przegram sprawę?
Wynagrodzenie adwokata z urzędu, którego nie da się ściągnąć od przeciwnika, pokrywa Skarb Państwa (art. 29 ust. 1 Prawa o adwokaturze). Przegrana nie zwalnia jednak automatycznie z obowiązku zwrotu kosztów procesu drugiej stronie (art. 98 KPC). Sąd może odstąpić od obciążania przegrywającego kosztami w szczególnie uzasadnionych wypadkach (art. 102 KPC).