Od 1 czerwca 2025 r. legalizację pracy cudzoziemców reguluje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Wprowadziła ona wnioski wyłącznie elektroniczne, obowiązek pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy, listy zawodów zamiast testu rynku pracy i wyższe grzywny. Do października 2026 r. doszły nowe opłaty, zmiana listy państw objętych oświadczeniami i wnioski pobytowe składane w MOS.
Co zmieniło się 1 czerwca 2025 r.?
1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. 2025 poz. 621). Tego samego dnia przestała obowiązywać ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w której wcześniej znajdowały się przepisy o zezwoleniach na pracę.
Najważniejsze zmiany dla pracodawców to:
- wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl, a wniosek złożony inaczej pozostawia się bez rozpoznania (art. 8),
- przed dopuszczeniem do pracy trzeba zawrzeć z cudzoziemcem umowę na piśmie, a jej kopię w języku polskim przekazać organowi (art. 5 i 17),
- zamiast informacji starosty o rynku pracy starosta może ustalić listę zawodów, w których odmawia się zezwoleń (art. 31),
- doszły nowe podstawy odmowy, m.in. prawdopodobne pozorne zatrudnienie i utrudnianie kontroli legalności zatrudnienia w ostatnich 24 miesiącach (art. 13 ust. 1 pkt 9 i 11),
- za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna od 3000 zł do 50 000 zł, nie mniej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca (art. 84).
Zezwolenia i oświadczenia wydane według starych przepisów nie straciły ważności, ale stosuje się do nich nową ustawę (art. 103). Jak wygląda cała procedura po zmianach, opisuje wpis legalizacja pracy cudzoziemca krok po kroku.
Jakie zmiany weszły w życie 1 grudnia 2025 r.?
1 grudnia 2025 r. zaczęły obowiązywać rozporządzenia wykonawcze do nowej ustawy. Zmieniły trzy praktyczne kwestie: opłaty, listę dokumentów i krąg państw objętych oświadczeniami.
- opłata za wniosek wynosi 200 zł przy pracy do 3 miesięcy, 400 zł przy pracy dłuższej, 800 zł przy delegowaniu, 100 zł przy pracy sezonowej i 400 zł za oświadczenie (Dz.U. 2025 poz. 1622),
- do wniosków dołącza się cyfrowe odwzorowania dokumentów, a dokumenty obcojęzyczne z tłumaczeniem przysięgłym (Dz.U. 2025 poz. 1629),
- oświadczenie o powierzeniu pracy może dotyczyć tylko obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy; Gruzja wypadła z listy (Dz.U. 2025 poz. 1617).
Obywatele Gruzji mogą pracować na oświadczeniach wpisanych do ewidencji przed 1 grudnia 2025 r. do końca ich ważności. Nowe zatrudnienie wymaga zezwolenia na pracę.
Co zmieniło się dla obywateli Ukrainy w 2026 r.?
5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz.U. 2026 poz. 203). Zasady pracy osób korzystających z ochrony czasowej przeniesiono do ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.
Osoba z ochroną czasową ma swobodny dostęp do rynku pracy, a pracodawca powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy (art. 3 ust. 1 pkt 12 i art. 5a). Przez 3 lata od 5 marca 2026 r. te same zasady stosuje się do obywateli Ukrainy przebywających w Polsce legalnie bez ochrony czasowej (art. 41 ustawy wygaszającej).
Jak zmiany w ustawie o cudzoziemcach wpływają na zezwolenie na pobyt czasowy i pracę?
Od 27 kwietnia 2026 r. wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy, w tym na pobyt czasowy i pracę, składa się elektronicznie w Module Obsługi Spraw (MOS). Datę wskazał komunikat MSWiA wydany na podstawie ustawy z 21 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1794).
Pracodawca wypełnia załącznik do wniosku cudzoziemca w MOS i podpisuje go podpisem kwalifikowanym, osobistym lub zaufanym (art. 106d ust. 4 ustawy o cudzoziemcach). Zamiast stempla w paszporcie wojewoda wydaje zaświadczenie o złożeniu wniosku (art. 108).
Na czas postępowania wpływa też art. 100d ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy: do 4 marca 2027 r. terminy załatwiania spraw pobytowych przez wojewodę nie biegną. Zmiany dotyczące samego pobytu opisuje wpis jakie zmiany w polskim prawie wpływają na legalizację pobytu cudzoziemców.
Jakie zmiany weszły w życie latem 2026 r.?
Od 8 lipca 2026 r. zawarcie z cudzoziemcem umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej nie wymaga zmiany zezwolenia na pracę ani nowego oświadczenia. To samo dotyczy sytuacji, w której inspektor pracy decyzją stwierdzi istnienie stosunku pracy (art. 33 ust. 2 pkt 3 i art. 69 pkt 5, dodane ustawą o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).
Od 22 sierpnia 2026 r. obywatele Gruzji, Kolumbii i Wenezueli mający zezwolenie na pracę nie mogą wykonywać pracy w czasie pobytu w ruchu bezwizowym (Dz.U. 2026 poz. 1072). Potrzebują innej podstawy pobytu, np. wizy w celu pracy. Wcześniej, od 11 marca 2026 r., listy zawodów ustalane przez starostów przestały dotyczyć obywateli Turcji.
Kalendarz zmian w jednej tabeli
| Data | Zmiana | Akt prawny |
|---|---|---|
| 1.06.2025 | nowa ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom, wnioski przez praca.gov.pl, pisemna umowa, listy zawodów, grzywny do 50 000 zł | Dz.U. 2025 poz. 621 |
| 1.12.2025 | nowe opłaty, nowa lista dokumentów, oświadczenia tylko dla Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy | Dz.U. 2025 poz. 1617, 1622 i 1629 |
| 5.03.2026 | ochrona czasowa i praca obywateli Ukrainy na zasadach ustawy o powierzaniu pracy | Dz.U. 2026 poz. 203 |
| 11.03.2026 | listy zawodów starostów nie dotyczą obywateli Turcji | Dz.U. 2026 poz. 209 |
| 27.04.2026 | wnioski o pobyt czasowy i pracę w MOS, zaświadczenie zamiast stempla | Dz.U. 2025 poz. 1794, M.P. 2026 poz. 370 |
| 8.07.2026 | umowa o pracę zamiast cywilnoprawnej bez nowego zezwolenia lub oświadczenia | Dz.U. 2026 poz. 473 |
| 22.08.2026 | zakaz pracy w ruchu bezwizowym dla obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli | Dz.U. 2026 poz. 1072 |
Dla pracodawcy wynikają z tego proste wnioski: sprawdzić podstawę pobytu każdego pracownika, zawierać umowy na piśmie przed pierwszym dniem pracy i pilnować 7-dniowych terminów powiadomień. Skutki zaniedbań opisuje wpis o konsekwencjach dla pracodawców.
Kancelaria udziela porad i sporządza wnioski w sprawach zatrudniania cudzoziemców, zarówno dla firm, jak i dla samych cudzoziemców. Zakres pomocy opisuje strona legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców, a termin konsultacji można ustalić przez stronę kontakt.
Najczęstsze pytania: zmiany w legalizacji pracy cudzoziemców
Od kiedy obowiązuje nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców?
Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 621). Zastąpiła przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców z ustawy o promocji zatrudnienia, która tego dnia przestała obowiązywać. Do spraw wszczętych przed 1 czerwca 2025 r. stosuje się przepisy dotychczasowe (art. 102).
Czy zezwolenia wydane przed 1 czerwca 2025 r. są nadal ważne?
Tak, zezwolenia na pracę i oświadczenia wydane według starej ustawy pozostają ważne, a stosuje się do nich przepisy nowej ustawy (art. 103). Oznacza to m.in., że obowiązki powiadomień i zasady zmiany warunków pracy ocenia się według nowych przepisów. Przy kolejnym wniosku obowiązują już nowe opłaty i wymagania.
Czy obywatel Gruzji może dalej pracować na oświadczeniu?
Tylko na oświadczeniu wpisanym do ewidencji przed 1 grudnia 2025 r. i do końca jego ważności (§ 3 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1617). Nowe zatrudnienie obywatela Gruzji wymaga zezwolenia na pracę. Od 22 sierpnia 2026 r. obywatel Gruzji z zezwoleniem na pracę nie może pracować w czasie pobytu w ruchu bezwizowym.
Ile kosztuje zezwolenie na pracę po zmianach?
Od 1 grudnia 2025 r. opłata wynosi 200 zł przy pracy do 3 miesięcy i 400 zł przy pracy dłuższej (Dz.U. 2025 poz. 1622). Za zezwolenie na pracę sezonową płaci się 100 zł, za delegowanie 800 zł, a za oświadczenie o powierzeniu pracy 400 zł. Opłata co do zasady nie podlega zwrotowi.
Czy zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę wymaga nowego zezwolenia?
Nie, od 8 lipca 2026 r. zawarcie umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej nie wymaga zmiany zezwolenia na pracę ani nowego oświadczenia (art. 33 ust. 2 pkt 3 i art. 69 pkt 5 ustawy). Pozostałe warunki z zezwolenia lub oświadczenia muszą być nadal spełnione. Przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę także nie wymaga nowej decyzji (art. 119 ust. 1 pkt 5 ustawy o cudzoziemcach).
Gdzie składa się wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę po zmianach?
Od 27 kwietnia 2026 r. wniosek składa się elektronicznie w Module Obsługi Spraw (MOS), a nie w urzędzie wojewódzkim na papierze (art. 106c ustawy o cudzoziemcach). Pracodawca wypełnia w MOS załącznik i podpisuje go elektronicznie. Na pobranie odcisków palców cudzoziemiec stawia się osobiście w urzędzie wojewódzkim po wezwaniu.
Jakie grzywny grożą pracodawcy po zmianach przepisów?
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3000 zł do 50 000 zł, nie mniej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca (art. 84 ust. 1 i 13). Za nieprzekazanie umowy organowi grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł, a za brak powiadomień przy oświadczeniu od 500 zł do 5000 zł. Kary orzeka się w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Przeczytaj także: Jakie dokumenty są potrzebne do legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce?